Pemrosesan Transaksi

PEMROSESAN TRANSAKSI

PROSES PENCATATAN TRANSAKSI

Secara umum, akuntansi (accounting) dapat dipahami sebagai suatu proses kegiatan mengolah data keuangan (input) agar menghasilkan informasi keuangan (output) yang bermanfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingan dengan perusahaan atau organisasi ekonomi yang bersangkutan.

Akuntansi juga merupakan seni pencatatan, pengklasifikasian dan pengikhtisaran dengan cara yang sepatutnya dan dalam satuan uang atas transaksi dan kejadian yang sedikitnya sebagian atau keseluruhan mempunyai sifat keuangan serta penginterpretasian hasil pencatatan tersebut. Akuntansi adalah suatu sistem informasi berdasarkan mana pihak-pihak yang berkepentingan dalam usaha mengambil keputusan. Informasi sebagai hasil dari akuntansi dibutuhkan oleh banyak pihak, baik intern maupun ekstern. Pihak-pihak yang berkepentingan dan membutuhkan informasi keuangan antara lain adalah manajemen, pemegang saham, pegawai, debitur dan kreditur, bank, pemerintah, dan pihak-pihak lain yang membutuhkan. Secara lebih teknis, akuntansi merupakan kumpulan prosedur-prosedur untuk mencatat, mengklasifikasikan, mengikhtisarkan dan melaporkan dalam bentuk laporan keuangan, transaksi-transaksi yang telah dilaksanakan perusahaan dan akhirnya menginterpretasikan laporan tersebut.

Akuntansi juga dapat diterjemahkan sebagai cara atau metode yang digunakan untuk menyelenggarakan pencatatan-pencatatan mengenai transaksi keuangan sehingga menghasilkan informasi yang relevan untuk pengambilan suatu keputusan.

Transaksi adalah kejadian atau situasi yang mempengaruhi posisi keuangan perusahaan, atau yang mengakibatkan berubahnya jumlah atau komposisi persamaan antara kekayaan dan sumber pembelanjaan.

Setiap transaksi akan berpengaruh paling tidak “dua perkiraan” dan dicatat pada“dua sisi berlawanan” (Debet dan Kredit). Untuk itu dalam akuntansi dikenal istilah saldo normal. Berikut ini kelompok perkiraan dan saldo normalnya :

No	Jenis Account	+	-	Saldo Normal
1	Aktiva	Debit	Kredit	Debit
2	Akm. Penyusutan	Kredit	Debit	Kredit
3	Hutang	Kredit	Debit	Kredit
4	Modal/Kekayaan	Kredit	Debit	Kredit
5	Partisipasi Anggota	Kredit	Debit	Kredit
6	Pendapatan	Kredit	Debit	Kredit
7	Biaya	Debit	Kredit	Debit

Akutansi memiliki proses yang terdiri dari tahapan-tahapan untuk dapat menghasilkan laporan yang diinginkan, sebagai berikut :

1.      Proses Mengklarifikasi Transaksi

Tahap yang awal ini adalah di mana dilakukan suatu pembagian transaksi suatu organisasi atau perusahaan ke dalam jenis-jenis tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya.

Contoh seperti membagi transaksi yang masuk ke dalam penjualan, pembelian, pengeluaran kas, penerimaan kas dan lain sebagainya ke dalam masing-masing bagian. Sedangkan untuk transaksi yang jumlahnya kecil dan jarang terjadi bisa sama-sama dimasukkan ke dalam jenis kategori yang sama yaitu transaksi rupa-rupa.

2.      Proses Mencatat Dan Merangkum

Setelah melakukan pengklarifikasian data selanjutnya adalah melakukan pencatatan. Masukkan transaksi yang ada ke dalam jurnal yang tepat sesuai urutan transaksi terjadi atau kejadiannya. sumber-sumber yang dapat dijadikan bukti adanya transaksi yaitu seperti kertas-kertas bisnis semacam bon, bill, nota, struk, sertifikat, dan lain sebagainya.

Jurnal yang umumnya ada pada jurnal akuntasi yaitu seperti jurnal penjualan, jurnal pembelian, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas dan jurnal umum.

Setelah transaksi dimasukkan ke dalam jurnal-jurnal yang ada, maka selanjutnya adalah memasukkan jurnal ke dalam buku besar secara berkala. Hasil pemindahan ke dalam buku besar tersebut akan terlihat dari rangkuman neraca percobaan.

3.      Proses Menginterpretasikan Dan Melaporkan

Setelah kedua proses di atas dijalankan, maka proses yang terakhir adalah melakukan pembuatan kesimpulan dari kegiatan atau pekerjaan laporan keuangan sebelumnya. Segala hal yang berhubungan dengan keuangan perusahaan diungkapkan pada laporan keuangan tersebut.

Dari informasi laporan keuangan baik dalam bentuk laporan rugi laba, laporan modal dan neraca seseorang dapat mengetahui apa yang terjadi pada suatu perusahaan, apakah sudah sesuai dengan tujuan perusahaan dan informasi tersebut dapat menjadi acuan atau pedoman bagi manajemen untuk mengambil keputusan kebijakan pada organisasi perusahaan demi mencapai kondisi yang diinginkan (Red: Bunyamin)

SISTEM PROSES TRANSAKSI
  Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi. Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan)adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukung operasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi,misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif.

Komponen-komponen  Pemrosesan Transaksi
Seperti layaknya suatu sistem, komponen pemrosesan terdiri dari Input, Proses, Penyimpanan, Output.

Input
Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.

Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.

Tujuan dari formulir :
1. Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
2. Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.

Kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan formulir biasa disebut sebagai Record Management.

Pertimbangan dalam merancang formulir :
1. Menentukan kebutuhan formulir.
2. Merencanakan formulir yang akan dibuat.
3. Menentukan kuantitas kebutuhan formulir.
4. Mengawasi penggunaan formulir.
5. Menentukan jangka waktu penyimpanan dan pemusnahan.
6. Menentukan alat untuk meyortir dan menyimpan formulir.

Proses
Dalam sistem manual, proses disini terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi.
Jenis jurnal :
Jika perusahaan masih dalam skala kecil, maka dapat digunakan jurnal umum, tapi jika perusahaan mulai membesar dan aktivitas perusahaan bertambah, tidak dapat lagi digunakan jurnal umum, harus digunakan jurnal khusus. Misalnya, Jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas.
Langkah Perancangan Jurnal
1. Identifikasi karakteristik transaksi.
2. Buat jurnal standar.
3. Merancang jurnal (kolomnya) berdasarkan jurnal standar.

Penyimpanan
Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”
Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master menggunakan file transaksi.

Macam-Macam File penyimpanan :
1. Master File
 Merupakan kumpulan catatan(record) yang bersifat tetap dan berisi data yang selalu disesuiakan dengan keadaan. Dalam operasi manual master file setara dengan Buku Besar dan Buku Besar Pembantu.
2. File Transaksi
 kumpulan catatan transaksi yang terjadi yang digunakan untuk up-date master file. Dalam operasi manual file transaksi ini sama dengan Jurnal.
3. File Indeks
 Merupakan master file yang berisi data yang digunakan dalam proses menyesuaikan suatu master file. C/ : file pelanggan (berisi No.Pelanggan, alamat, maksimum kredit, dll), digunakan sebagai petunjuk untuk menyesuaikan file piutang (master file).

4. File Tabel
 Suatu master file yang berisi data yang digunakan sebagai referens dalam memproses suatu file. Biasanya berisi data yang bersifat tetap yang digunakan dalam perhitungan-perhitungan, seperti file gaji karyawan yang digunakan untuk menyusun daftar gaji, file tarif pajak penghasilan yang digunakan untuk menghitung potongan pajak penghasilan karyawan.

Keluaran
Terdapat berbagai macam jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dsb.

Tugas Pokok Sistem Pengolahan Transaksi
Ada empat tugas pokok dari sistem pengolahan transaksi, yaitu:

1. Pengumpulan Data :
 Setiap organisasi yang ber-interaksi langsung denganlingkungannya dalam penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yangmengumpulkan data transaksi yang bersumber dari lingkungan.

2. Manipulasi Data :
 Data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulusebelum disajikan sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasiatau menjadi bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi. Beberapa tugasmanipulasi data adalah sebagai berikut:

a. Klassifikasi : data dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya menurutjenis kelamin, menurut agama, menurut golongan, dsb.
b. Sortir : data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam pencariandata, misalnya di-sortir menurut abjad nama, atau menurut nomer induk, dsb.
 c. Perhitungan : melakukan operasi aritmetika terhadap elemen data tertentu, misalnyamenjumlahkan penerimaan dan pengeluaran setiap hari, atau menghitung jumlahhutang pelanggan, dsb.
d. Pengikhtisaran : melakukan peringkasan data (summary) seperti sintesa datamenjadi total, sub-total, rata-rata, dsb.

3. Penyimpanan data : 
data transaksi harus di-simpan dan dipelihara sehingga selalu siapmemenuhi kebutuhan para pengguna.

4. Penyiapan dokumen : 
beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk memenuhikeperluan unit-unit kerja dalam organisasi.
 

Tujuan Pemrosesan Transaksi

Pertukaran ekonomi dengan pihak-pihak eksternal (berupa : pembelian persediaandan penjualan barang dan jasa) dan internal (berupa : penyusutan aktiva tetap dan aplikasi tenaga kerja)

Sumber : W. Wilkinson, Joseph.Sistem Akunting dan Informasi , Jilid Satu, Edisi Ketiga. BinaRupa Aksara
http://www.koperasipengayoman.com/news31_proses_pencatatan_akuntansi.html